Der erste Teil umfasst die strukturierte Ist-Aufnahme der relevanten Themengebiete und die Anforderungsdefinition in Workshops. Beide Komponenten zusammen bilden die Grundlage zur Erarbeitung technologischer und wirtschaftlicher Konzept-Varianten, die in eine gemeinsam erarbeitete Handlungsempfehlung einfließen. Der erste Teil besteht aus folgenden Schritten:

1. Projekt-Kick-Off / Abstimmungsgespräche und Projektvorbereitung.
2. Ist-Analyse: Erfassung aller projektrelevanten Informationen anhand bereit gestellter Unterlagen für die sichere Projektumsetzung der zu berücksichtigenden Standorte (Technologie, Kosten, Strategie, Prozesse, Organisation, Kommunikation etc.).
3. Ermittlung der Technologie-, Prozess- und Kommunikationsanforderungen im Rahmen von schwerpunktbezogenen Workshops, ggf. mit verschiedenen Fachabteilungen / -Bereichen.
4. Erstellung des "organisatorischen" Kommunikationskonzeptes (Grobkonzept) auf Basis der erarbeiteten Anforderungen an die Kommunikation der Zukunft, falls erforderlich unter Berücksichtigung wechselseitiger Abhängigkeiten bei mehreren Themengebieten oder zu Parallel- bzw. Folgeprojekten.
5. Erstellung des "technischen" Kommunikationskonzeptes (Grobkonzept) und der Migrationswege auf Basis des "organisatorischen" Kommunikationskonzeptes und der technologischen Möglichkeiten, Voraussetzungen und Strategien.
6. Darstellung von möglichen Beschaffungs- und Finanzierungsformen und deren Unterschiede. Berücksichtigung erkennbarer Marktgegebenheiten und Trends.
7. Darstellung von möglichen Wartungs-, Service und Betriebskonzepten und deren Unterschiede. Erarbeitung der grundsätzlich weiterhin zu betrachtenden Alternativen unter Berücksichtigung individueller Faktoren Ihres Hauses und beteiligter Servicepartner.
8. Betriebswirtschaftliche Analyse des erarbeiteten Gesamtkonzeptes und alternativer Lösungen. Darstellung möglicher Optimierungspotenziale innerhalb der Gesamtlösung bzw. bezogen auf die betrachteten Themengebiete.
9. Darstellung eines Entwurfes eines Pflichtenheftes und der Ausschreibungsunterlagen bestehend aus Leistungsverzeichnissen, Fragenkatalogen, Projektdokumentation, Technologie- und Systemskizzen unter Verwendung vorhandener Unterlagen.
10. Abstimmung der Ergebnisse mit dem Projektteam und Erarbeitung einer Handlungsempfehlung.

Aufbauend auf den Ergebnissen des ersten Teils erfolgt in diesem zweiten Teil die Feinkonzeption der weiter zu verfolgenden Konzeptvarianten und Themengebiete. Diese mündet in eine umfangreiche und individuelle Ausschreibungsunterlage, die dem gemeinsam definierten Anbieterkreis zur Verfügung gestellt wird. Die Phase beinhaltet die Begleitung und Optimierung des Ausschreibungsverlaufs in engem Kontakt zu Ihnen und zu den Anbietern. Nach Auswertung der Angebote und gemeinsamer Bewertung der Entscheidungskriterien und deren Gewichtung erfolgt die Erarbeitung der Vergabeempfehlung. Ebenso wie die technische Optimierung der Angebote findet hier die wirtschaftliche Optimierung im Rahmen des comcontrol-Projektpoolings statt. Alle Ergebnisse münden in einen Ergebnisbericht, mit dessen Präsentation dieser Teil endet. Die daraus resultierende Entscheidung bildet die Grundlage für die folgende Phase.

11. Erarbeitung der Feinkonzepte. ggf. untergliedert in verschiedene Themengebiete innerhalb des Gesamtkontextes auf Basis der Ergebnisse und Entscheidungen des ersten Teils.
12. Erstellen der Ausschreibungsunterlagen bestehend aus Mengen- und Leistungsverzeichnissen, Fragenkatalogen, Pflichtenheften, Technologie- und Systemzeichnungen, Migrationsvorgaben, organisatorischen Vorbemerkungen und Rahmenbedingungen.
13. Gemeinsame Festlegung der Ausschreibungsteilnehmer nach individueller Einschätzung dessen Leistungsfähigkeit und weiterer Kriterien. Versand der Ausschreibungsunterlagen an den definierten Teilnehmerkreis.
14. Gemeinsame Erarbeitung der individuellen Entscheidungskriterien und deren Gewichtung aus den Bereichen "Technologie und Konzept" - "Betriebs- und Servicekonzept" - "Strategie und Rahmenbedingungen" - "Anbieter und Integratoren" sowie "Risiko und Migration".
15. Gezieltes Projektcoaching im Sinne des Qualitätsmanagements der beteiligten Anbieter zur Sicherstellung der optimalen Ausschreibungsergebnisse (Technologieauswahl, Konzepte, Applikationen, Service-/Wartungskonzepte, Migration etc.).
16. Umfangreiche Prüfung und Auswertung der Angebote/Feinkonzepte der Anbieter (betriebswirtschaftlich, anwendungstechnisch und konzeptionell).
17. Durchführung von technischen, konzeptionellen und betriebswirtschaftlichen Bietergesprächen zur Optimierung und ggf. Anpassung/Feinspezifikation der angebotenen Lösungen.
18. Verhandlung mit den Anbietern mit dem Ziel der kaufmännischen Optimierung im Rahmen von comcontrol-Vergabeverhandlungen. Erstellung eines comcontrol-Verhandlungsprotokolls bzw. eines individuellen Rahmenvertrages.
19. Erstellung eines umfangreichen Ergebnisberichtes mit einer Handlungsempfehlung. Präsentation und Abstimmung des Ergebnisberichtes und der weiteren Vorgehensweise innerhalb der Projektgruppe.
20. Gemeinsame Festlegung der Bewertung aller Lösungen auf Basis der definierten Entscheidungskriterien und Gewichtung. Unterstützung in der weiteren Entscheidungsfindung zur Gesamt- oder Teilprojektvergabe.
21. Festlegung der endgültigen Vergabeempfehlung. Überarbeitung des Ergebnisberichtes auf Grundlage der abgestimmten Bewertung. Präsentation des Ergebnisberichtes.
22. Unterstützung und Mitwirkung bei der Auftragsvergabe.

Die Begleitung der Umsetzung des Projektes erfolgt im Sinne der Qualitätssicherung über alle Realisierungsphasen mit den Lieferanten und umschließt die Phasen der Projektvorbereitung, Projektinstallation und auf die Abnahme und Rechnungsprüfung aufbauende Betriebsübergabe in den Produktivbetrieb.

23. Projektvorbereitung: Unterstützung bei den Vorbereitungsmaßnahmen zur Realisierung der beauftragten Gesamtlösung bzw. Teillösungen.

24. Projektinstallation: Begleitung und Überwachung von Systemkonfigurationen, Customizing-Workshops, Installationen, Meilensteine, Testbetrieb, Terminpläne und Inbetriebnahmen. Projektmonitoring der Realisierung im Sinne des Qualitätsmanagements.

25. Betriebsübergabe/Produktivbetrieb: Unterstützung bei Abnahmen und Teilabnahmen, Mängelbeseitigung, Dokumentation, Überwachung/Kontrolle, Rechnungsprüfung, Projektabschluss.

Nach erfolgreicher Implementierung unterstützen comcontrol Sie auch gerne während der Zeitdauer der Nutzung Ihrer neuen ITK-Lösung. Das gilt für die Einhaltung von Servicevereinbarungen mit den Lieferanten ebenso wie für die technische und kaufmännische Prüfung  und ggf. Nachverhandlung von Erweiterungsangeboten sowie Tarifoptimierungen von Fest-, Mobil- und Datenkommunikation.

26. Technische, anwendungsbezogene und kaufmännische Prüfung von Erweiterungen und Zusatzbeauftragungen

27. Überprüfen von Montage- und Serviceaufträgen auf Einhaltung der Rahmenvertragskonditionen

28. Angebotsprüfung von Erweiterungen auf technische Notwendigkeit und evtl. Aufzeigen von Alternativen

29. Sicherstellen der Einhaltung der vertraglich geregelten SLAs

30. Regelmäßige Information über neue Lösungen und die sich daraus ergebenen Optimierungen Ihrer ITK-Lösung

Mit unserem gebündeltem Know-how und einem Projektvolumen von mehr als 260 Mio. Euro jährlich verleihen wir Ihren Interessen Nachdruck!