CASE | Genossenschaftsverband e.V.

AUFGABE


Gebündelt sind rund 1.900 Genossenschaften im Genossenschaftsverband e.V. mit Verwaltungssitzen in Neu-Isenburg bei Frankfurt und in Hannover. Die Organisation übernimmt Funktionen wie Prüfungen und Beratungen, fungiert als Bildungsträger und Interessenvertretung. Im Lauf der Jahre wurden an den insgesamt sieben Standorten des Genossenschaftsverbands Telekommunikationslösungen verschiedener Hersteller installiert. Sie genügten jeweils den lokalen Ansprüchen, stellten jedoch Insellösungen dar: Es gab keinerlei Koppelung zwischen den Standorten. Dies brachte nicht nur Einbußen beim Komfort mit sich – standortübergreifendes Verbinden war für die Mitarbeiter ebenso wenig machbar wie der einfache Wechsel des Arbeitsorts –, sondern auch hohe Servicekosten.

LÖSUNG


Als an einigen Standorten die vorhandenen TK-Komponenten aufgrund ihres Alters zum Austausch anstanden, entschieden sich die Verantwortlichen beim Genossenschaftsverband mit Unterstützung der comcontrol, die Insellösungen abzuschaffen und stattdessen auf eine TK-Infrastruktur aus einer Hand zu setzen. Vom Hauptstandort Neu-Isenburg sollten sich alle Komponenten verwalten und alltägliche Aufgaben wie Umzüge zwischen den Standorten oder das Neuanlegen einer Durchwahl in Eigenregie erledigen lassen. Der Verband beauftragte comcontrol, einen Anforderungskatalog zu erstellen und anschließend auf dessen Basis eine Ausschreibung zu konzipieren. Dazu gehörte unter anderem der Mischbetrieb von modernen Voice-over-IP(VoIP)-Endgeräten und herkömmlichen Telefonen mit Zweidrahtverkabelung, wie sie noch in den Zentralen in Hannover und Neu-Isenburg zum Einsatz kommen. Es wurde ebenfalls auf prozessoptimierende Applikationen gesetzt. Für die Mitarbeiter des Genossenschaftsverbandes wurde CTI (Computer Telephony Integration) eingeführt. Alle Genossenschafts-Mitarbeiter haben auf Wunsch persönliche Faxdurchwahlen und natürlich Sprach-Mailboxen, die die Nachrichten als Sounddatei ins E-Mail-Postfach legen. Dort landen auch eingegangene Faxe. Außerdem lassen sich aus der Groupware-Anwendung (Lotus Notes) heraus Anrufe per Klick auf den entsprechenden Kontakt initiieren. Gespräche anzunehmen und weiterzuleiten klappt dank CTI per Drag & Drop bequem vom PC aus. Mobiltelefone sind ebenfalls Teil des neuen Kommunikationskonzepts. Der Genossenschaftsverband setzt auf ein One-Number-Konzept, die Mitarbeiter sind stets unter der gleichen Durchwahl zu erreichen. Verlässt ein Mitarbeiter seinen Arbeitsplatz, aktiviert er sein Mobiltelefon und ist somit auf beiden Endgeräten zu erreichen. Auf diese Weise kann ein Mitarbeiter sich als Gast an einem anderen Standort anmelden und ist damit auch dort unter seiner angestammten Durchwahl für Kunden und Kollegen erreichbar. Die Avaya-Lösung erlaubt das Aufsetzen von Telefonkonferenzen quasi auf Tastendruck. Auch große Gesprächsrunden von 30 Teilnehmern sind für die Lösung kein Problem.

ERFOLG


Anders als zur Zeit der Insellösungen sind alle intelligenten Komponenten an den einzelnen Standorten miteinander verbunden. Somit können nunmehr alle administrativen Aufgaben bequem vom eigenen Büro aus erledigen. Insbesondere bei Umzügen von Mitarbeitern ist dies eine immense Zeit- und auch Kostenersparnis. Einen Komfort- und vor allem Effizienzgewinn für die Mitarbeiter brachten die CTI (Computer Telephony Integration)-Funktionen des neuen Systems. Die Produktivität innerhalb der einzelnen Teams wurde erheblich gesteigert. 


Neben der sofortigen Zeit- und Kostenersparnis durch die Optimierung der Kommunikationsprozesse konnten die Investitionen, der Wartungsbedarf und die Eigenadministration der neuen Lösung durch die Reduzierung auf ein System für alle Standorte minimiert werden. Zusätzliche Einsparungen wurden durch comcontrols-Projekt-Pooling erzielt. Auch die weitere zukünftige Wirtschaftlichkeit wurde berücksichtigt. Das System ist flexibel auf aktuelle und kommende Anforderungen anpassbar.

KUNDENSTIMMEN

Sehr geehrter Herr Agel,


nach unserer erfolgreichen Zusammenarbeit bei der Neubeschaffung einer TK-Lösung, bei der wir innovative Anwendungen gemäß einem UCC-Konzept eingeführt haben, haben wir Sie auch gerne bei der Planung und Optimierung der Carrierleistung in den Bereichen WAN, Festnetz und Mobilfunk beauftragt.


Bei beiden Projekten wurden sehr gute Ergebnisse erreicht. Wir konnten sowohl bei der neuen TK-Anlage als auch bei der Optimierung der Kosten im Festnetz- und Mobilfunkbereich erhebliche Einsparungen erzielen.


Wir danken Ihnen herzlich für die geleistete Projektarbeit und werden auch in Zukunft gerne mit Ihrem Hause zusammenarbeiten.


Mit freundlichen Grüßen,


Genossenaschaftsverband e.V.